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NOTE DE SERVICE

DESTINATAIRES :       À tous les membres du personnel et les médecins du CISSS de la Montérégie-Est

EXPÉDITRICE :            Chantal Normandeau, directrice régionale des ressources informationnelles de la Montérégie, DRIM

DATE :                          Le 22 septembre 2021

OBJET :                       Obligation d’utiliser exclusivement la Messagerie Outlook du CISSS dans le cadre de vos fonctions

La Direction des ressources informationnelles de la Montérégie, en collaboration avec le MSSS, vous rappellent de TOUJOURS utiliser votre boîte de MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE OUTLOOK DU CISSS pour vos échanges professionnels; cette boîte est hautement sécurisée et est également accessible en tout temps via l’Internet.

Voici les principales RÈGLES À RESPECTER :

  • La messagerie électronique professionnelle Outlook de l’établissement constitue le seul et unique moyen autorisé pour les échanges professionnels.*

En plus des raisons d’éthique professionnelle, cette exigence assure la sécurité des échanges de courriels et des pièces jointes à l’intérieur du Réseau de la santé et des services sociaux (RSSS).

*L’utilisation de la boîte de courriel professionnelle Outlook du CISSS est exigée pour tous les utilisateurs qui ont besoin d’échanger des courriels régulièrement pour leur travail ou d’échanger des informations confidentielles, tel que stipulé dans les Termes et conditions du MSSS (Rubrique 3.2.1 du document Termes et conditions d’utilisation des outils de collaboration publié par le MSSS, v0.9) :

  1. b) L’utilisateur doit utiliser son courriel personnel pour les communications relatives à son travail;
  • Pour vos envois de courriels professionnels vers l’extérieur du RSSS, la messagerie Outlook (MSSS) a des fonctions de chiffrement pour les courriels et pièces jointes confidentiels. Voir la procédure de chiffrement Outlook du MSSS.
  • NE JAMAIS référer vos interlocuteurs vers votre boîte de courriel privée personnelle (GMail, Hotmail, Outlook public, Vidéotron, etc.), cela n’est pas autorisé et non sécuritaire.
  • NE JAMAIS utiliser votre boîte de messagerie professionnelle pour vos échanges personnels.
  • Les boîtes publiques personnelles (Gmail, Hotmail, Outlook public, Vidéotron, etc.) ne sont pas sécurisées comme celles du MSSS utilisées au CISSS et peuvent être « piratées », ce qui peut occasionner des problèmes importants de vol de données ou de vol de carnet d’adresses personnelles. Entre autres, les pirates informatiques utilisent le carnet d’adresses pour envoyer des courriels d’hameçonnage à vos contacts (risques de fraude ou de vol).

Pour toute demande spéciale de protection des données confidentielles, toute autre question au sujet de cette communication ou pour obtenir copie des documents cités, veuillez contacter la DRIM via la billetterie Octopus.

Nous tenons à vous remercier de votre collaboration et vigilance.

NOTE DE SERVICE

DESTINATAIRES : À tous les membres du personnel, médecins et bénévoles
des 3 CISSS de la Montérégie (Est, Ouest et Centre)
EXPÉDITRICE : Chantal Normandeau,
Directrice régionale des ressources informationnelles de la Montérégie (DRIM)
DATE : Le 22 septembre 2021
OBJET : RAPPEL – Confidentialité des noms d’utilisateur et mots de passe

Le Ministère nous informe de divers problèmes quant à la sécurisation des mots de passe de certains employés dans nos établissements.

En janvier dernier, la Direction des ressources informationnelles de la Montérégie sollicitait votre collaboration et votre vigilance afin que chacun s’assure que ses informations d’authentification aux systèmes informatiques ne soient pas affichées sur les équipements informatiques, ni inscrites à la vue des tous. Nous vous rappelons que ces informations doivent demeurer confidentielles en tout temps.

Chaque utilisateur est responsable de la confidentialité de ses informations d’authentification (codes d’accès informatiques) utilisées dans le cadre de son travail. Ces précautions permettent de protéger l’accès à l’ordinateur, au réseau et aux informations que nous conservons, tel que requis par la Loi, les normes et règles édictées. Plus précisément, la DRIM demande de :

  • ne pas noter de nom d’utilisateur ou de mot de passe à la vue de tous, que ce soit pour un compte Windows, un applicatif, logiciel clinique, etc. (ex. : sur le matériel informatique, sur le bureau, etc.);
  • consigner ces informations de façon confidentielle et discrète.

Nous vous rappelons que des tentatives de cyberattaque visant particulièrement les établissements du réseau de la Santé en Amérique du Nord sont toujours en cours depuis les derniers mois. Certaines organisations québécoises ont été directement ciblées et chaque effort pour réduire un tel risque est important!

Si vous avez besoin d’informations supplémentaires, n’hésitez pas à communiquer avec votre centre d’assistance informatique au 1-877-600-4669.

Nous tenons à vous remercier de votre collaboration en matière de sécurité des actifs informationnels.

NOTE DE SERVICE

DESTINATAIRES : Tous les employés du CISSS de la Montérégie-Est
EXPÉDITEUR : Sylvain Lafond
Chef de service – Infrastructures télécommunications
Direction des ressources informationnelles de la Montérégie
DATE : Le 22 septembre 2021
OBJET : Rehaussement du réseau de télécommunication de Hôpital Hôtel‑Dieu de Sorel (satellites)

Prendre note que des travaux de rehaussement du réseau de télécommunication de Hôpital Hôtel-Dieu de Sorel auront lieu entre le 27 septembre et le 7 octobre prochain entre 17 h et 1 h du matin.

Le réseau demeurera disponible durant toute la période des travaux, mais des micro-coupures peuvent survenir.

Cette intervention a pour but de rehausser l’infrastructure technologique et d’augmenter la fiabilité du réseau de télécommunication.

Si vous notez un problème, veuillez communiquer avec le centre de service informatique au 1-877-600-4669.

Nous vous remercions de votre précieuse collaboration.

NOTE DE SERVICE

DESTINATAIRES :       À tous les membres du personnel et les médecins des 3 CISSS de la Montérégie

EXPÉDITEUR :            Chantal Normandeau, directrice régionale des ressources informationnelles                                        de la Montérégie, DRIM

DATE :                          Le 21 septembre 2021

OBJET :                       Annulation de jetons de télé-accès non utilisés depuis 18 mois

La Direction des ressources informationnelles de la Montérégie (DRIM), en collaboration avec le MSSS, désire vous informer que d’ici le 30 septembre 2021 tous les jetons de télé-accès (télétravail) non utilisés depuis 18 mois seront annulés.

Prendre note qu’aucun de ces jetons ne sera réactivé. Si votre jeton est annulé, vous devrez faire une nouvelle demande via le système Octopus pour en obtenir un nouveau.

Nous vous remercions pour votre collaboration.

 

NOTE DE SERVICE

 

DESTINATAIRES : Tous les utilisateurs des trois CISSS de la Montérégie
EXPÉDITEUR : Patrick Cantin
Directeur adjoint – Centre de services informatiques
DATE : Le 2 août 2021
OBJET : Rappel amical concernant le processus de demandes Octopus à la DRIM

Dans le but de vous offrir un service de qualité, de prioriser adéquatement vos demandes et de cibler les bonnes ressources, il est primordial d’avoir un numéro de billet Octopus en main avant de vous adresser à nos équipes. C’est le seul moyen pour nous de répondre adéquatement et d’assurer un suivi efficace.

Nous voulons standardiser nos activités et offrir un service de haut niveau à tous les utilisateurs. Des formulaires automatisés ont été créés dans Octopus pour la saisie de toutes les informations reliées à vos demandes; ainsi, lorsque la demande est complétée, Octopus dirige automatiquement la demande vers les intervenants ciblés selon les informations fournies. Par cette stratégie, nous désirons bonifier notre service auprès de la clientèle, par conséquent, nos équipes ont reçu la directive de ne plus accepter de nouvelles demandes placées directement par courriels ou en personne.

Si vous avez des commentaires ou des modifications que vous aimeriez nous partager, vous êtes invités à communiquer directement avec Patrick Cantin, Directeur adjoint, Centre de services informatiques à patrick.cantin.cisssmc16@ssss.gouv.qc.ca.

 

NOTE DE SERVICE

DESTINATAIRES : Tout le personnel du CISSS de la Montérégie-Est
EXPÉDITEUR : Sylvain Bolduc, chef – Infrastructures serveurs
Direction des ressources informationnelles de la Montérégie
DATE : Le 28 mai 2021
OBJET : RAPPEL – Mise à jour du client Citrix pour tous les postes de travail

La direction des ressources informationnelles de la Montérégie vous rappelle qu’une nouvelle version du client Citrix est en cours de déploiement sur tous les postes de travail du CISSS de la Montérégie-Est. Les travaux ont débuté le 15 février dernier et se poursuivront au cours des prochaines semaines.

Cette mise à jour ne modifie que ce qui apparaît sur votre poste de travail, c’est-à-dire les raccourcis, les icônes, etc. Il n’y a aucun changement sur les infrastructures Citrix qui hébergent les applications. Ce changement constitue une première étape pour la migration future des applications vers une nouvelle infrastructure Citrix.

À la suite du déploiement, vous pourrez accéder à vos applications à partir de l’icône du dossier « Citrix » qui apparaîtra sur votre bureau.

Toutes les applications Citrix disponibles en Montérégie pour votre compte seront maintenant accessibles via ce dossier. Visuellement, votre icône Citrix dans la barre des tâches (en bas à droite de votre écran) sera remplacée par celle-ci :

Afin que le déploiement s’effectue correctement, nous vous demandons de fermer votre session ou de redémarrer votre ordinateur après votre quart de travail. Il est possible que, lors de votre première connexion à Windows sur votre poste de travail, vous remarquiez une fenêtre comme celle-ci :

Entrez vos informations de connexion (ne pas oublier de sélectionner votre domaine).

Cochez « Mémoriser mon mot de passe » et cliquez sur le bouton « Ouvrir une session » :

Notez que l’accès aux applications Citrix est également disponible en tout temps via le WEB à l’adresse suivante : https://citrix.ctir16.rtss.qc.ca

Si vous rencontrez un problème, n’hésitez pas à communiquer avec le centre de service informatique 1-877-600-4669.

Nous vous remercions de votre collaboration.

 

 

 

NOTE DE SERVICE

DESTINATAIRES :      Tout le personnel du CISSS de la Montérégie-Est

EXPÉDITRICE :           Chantal Normandeau, directrice régionale
Direction des ressources informationnelles de la Montérégie (DRIM)

DATE :                         19 mai 2021

OBJET :                        RAPPEL – Déploiement d’un outil de billetterie régional unifié Octopus DRIM le 19 mai 

Par la présente, nous vous informons du déploiement du nouvel outil régional unifié de gestion des demandes informatiques Octopus (billetterie).

À compter du 19 mai 2021, toutes les requêtes informatiques – demandes de service et incidents – seront traitées dans le nouvel outil : Octopus. À partir de cette date, il vous faudra utiliser le portail Web pour effectuer vos demandes. Afin de répondre adéquatement et rapidement à vos besoins, des formulaires ont été configurés pour la saisie de toutes les informations requises à la réalisation des demandes.

Procédure d’accès au portail Web Octopus :

o   Un raccourci sera aussi disponible sur les postes de travail de l’établissement;

o   Si vous utilisez un poste de travail personnel, nous vous recommandons de l’ajouter à vos favoris internet;

  • Lors de votre première connexion, cliquer sur le lien M’inscrire au service

o   Dans le champ Nom d’utilisateur, saisir votre compte unifié

  • Nomenclature : NNPP0599 (même nomenclature que le compte unifié/paie) : au besoin, pour obtenir votre compte unifié, vous pouvez utiliser l’outil de récupération de nom d’usager si vous êtes à l’intérieur du réseau informatique d’un CISSS de la Montérégie.

o   Cliquer sur le bouton Soumettre

o   Si les informations contenues dans votre fiche utilisateur sont à jour, vous recevrez un courriel, quelques minutes plus tard, vous permettant de choisir un mot de passe.

  • Le mot de passe Octopus est indépendant de tous les autres systèmes qui utilisent la même nomenclature de compte unifié.

Si vous ne recevez pas de courriel suite aux étapes ci-dessus, veuillez envoyer un courriel à l’adresse suivante info.support.octopus.cisssmc16@ssss.gouv.qc.ca en précisant la problématique, ainsi que votre nom complet, matricule, titre d’emploi, site d’appartenance, adresse courriel de l’établissement et coordonnées téléphoniques.

Nous vous invitons à prendre connaissance de la documentation, trucs et astuces, mise à votre disposition ci-dessous. Si vous ne trouvez pas de réponse à vos questions, veuillez écrire à info.support.octopus.cisssmc16@ssss.gouv.qc.ca.

Cette documentation sera aussi disponible sous peu dans le Portail CISSSME.

Comment trouver son compte unifié Outil de recherche du compte unifié Vidéo
M’inscrire au service Procédure écrite Vidéo
Mot de passe oublié Procédure écrite
Modification du profil Utilisateur Procédure écrite Vidéo
Modification du profil Gestionnaire Procédure écrite Vidéo
Fonctionnement du portail web

Créer une nouvelle requête

 Procédure écrite Vidéo

Vidéo
Approbations (gestionnaires) Procédure écrite Vidéo
Foire aux questions Document écrit
Structure des requêtes Document écrit

Veuillez prendre note que toutes les requêtes entrées dans GLPI, avant le 19 mai, seront prises en charge et poursuivies dans GLPI.

Nous vous remercions de votre collaboration.

 

 

NOTE DE SERVICE

DESTINATAIRES : Tout le personnel du CISSS de la Montérégie-Est

EXPÉDITEUR : Denis Pinard, chef de service, Centre d’assistance informatique de la Montérégie
Direction des ressources informationnelles de la Montérégie (DRIM)

DATE : 14 mai 2021

OBJET : Modification de la nomenclature des groupes M365 (Microsoft Office 0365)

Par la présente, nous souhaitons vous informer que des interventions seront effectuées par le MSSS visant à modifier certains noms de groupes Teams, Stream ainsi que Planificateur. Ces interventions se dérouleront entre le 15 et le 17 mai 2021.

L’objectif est de rendre conformes les nomenclatures des groupes créés avant la mise en place de la politique. Ainsi, les acronymes CISSSM, CISSSMC, CISSSME ou CISSSMO seront ajoutés en préfixe des noms de groupes qui apparaissent actuellement non conformes.

Par exemple, une équipe créée avant le 26 novembre 2020 qui s’affiche actuellement :

    • Ressources Humaines

S’affichera, après l’intervention, avec le nouveau nom :

    • CISSSME – Ressources Humaines

Pour plus de renseignements, nous vous invitons à consulter le Portail O365 à cet effet ou à communiquer avec le centre d’assistance informatique au 1 877 600-4669.

P.S. : Il est à noter que ces changements n’affecteront pas l’accès ou le contenu de vos groupes.

Nous vous remercions pour votre collaboration.

7 mai 2021

Déploiement d’un outil de billetterie régional unifié Octopus DRIM

Par la présente, nous vous informons du déploiement du nouvel outil régional unifié de gestion des demandes informatiques Octopus (billetterie).

À compter du 19 mai 2021, toutes les requêtes informatiques – demandes de service et incidents – seront traitées dans le nouvel outil : Octopus. À partir de cette date, il vous faudra utiliser le portail Web pour effectuer vos demandes. Afin de répondre adéquatement et rapidement à vos besoins, des formulaires ont été configurés pour la saisie de toutes les informations requises à la réalisation des demandes.

Procédure d’accès au portail Web Octopus :

  • Voici le lien d’accès au Portail Web : https://monteregie.octopus-itsm.com/Login.aspx (Un raccourci sera aussi disponible sur les postes de travail de l’établissement);
  • Si vous utilisez un poste de travail personnel, nous vous recommandons de l’ajouter à vos favoris internet;
  • Lors de votre première connexion, cliquer sur le lien M’inscrire au service
  • Dans le champ Nom d’utilisateur, saisir votre compte unifié. Nomenclature : NNPP0599 (même nomenclature que le compte unifié/paie) : au besoin, pour obtenir votre compte unifié, vous pouvez utiliser l’outil de récupération de nom d’usager si vous êtes à l’intérieur du réseau informatique d’un CISSS de la Montérégie.
  • Cliquer sur le bouton Soumettre
  • Si les informations contenues dans votre fiche utilisateur sont à jour, vous recevrez un courriel, quelques minutes plus tard, vous permettant de choisir un mot de passe. Le mot de passe Octopus est indépendant de tous les autres systèmes qui utilisent la même nomenclature de compte unifié.

Si vous ne recevez pas de courriel suite aux étapes ci-dessus, veuillez envoyer un courriel à l’adresse suivante info.support.octopus.cisssmc16@ssss.gouv.qc.ca en précisant la problématique, ainsi que votre nom complet, matricule, titre d’emploi, site d’appartenance, adresse courriel de l’établissement et coordonnées téléphoniques.

Nous vous invitons à prendre connaissance de la documentation, trucs et astuces, mise à votre disposition ci-dessous. Si vous ne trouvez pas de réponse à vos questions, veuillez écrire à info.support.octopus.cisssmc16@ssss.gouv.qc.ca.

Comment trouver son compte unifié Outil de recherche du compte unifié Vidéo
M’inscrire au service Procédure écrite Vidéo
Mot de passe oublié Procédure écrite
Modification du profil Utilisateur Procédure écrite Vidéo
Modification du profil Gestionnaire Procédure écrite Vidéo
Fonctionnement du portail webCréer une nouvelle requête Procédure écrite VidéoVidéo
Approbations (gestionnaires) Procédure écrite Vidéo
Foire aux questions Document écrit
Structure des requêtes Document écrit

Veuillez prendre note que toutes les requêtes entrées dans GLPI, avant le 19 mai, seront prises en charge et poursuivies dans GLPI.

Nous vous remercions de votre collaboration.

Chantal Normandeau, directrice régionale, Direction des ressources informationnelles de la Montérégie (DRIM)